Obligations comptables des entreprises commerciales
Les entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS), soumises à un régime réel d'imposition, sont tenues d'établir une comptabilité régulière, sincère (de bonne foi) et fidèle à la réalité de l'entreprise. Les entreprises peuvent tenir elles-mêmes leur comptabilité ou la confier à un expert-comptable inscrit à l’Ordre des experts-comptables.
L’entreprise (ou son expert-comptable) doit notamment :
- enregistrer les mouvements (achats, ventes, etc.) du patrimoine de l'entreprise de façon chronologique,
- procéder à un inventaire obligatoire au moins une fois par an,
- établir les comptes annuels à la fin de chaque exercice (bilan, compte de résultat et annexe) au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire,
- établir une facturation,
- détenir un compte bancaire,
- conserver, au moins 10 ans après la clôture de l'exercice, tous les documents comptables : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs, etc.
Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l'associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l'exercice.
Les sociétés commerciales doivent, chaque année, procéder au dépôt de leurs comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l'approbation des comptes. Il est possible de déposer les comptes annuels en ligne.
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Comptabilité allégée pour les petites entreprises
Les petites entreprises peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels si elles répondent à certains critères relatifs à leur chiffre d'affaires, leur total de bilan et au nombre de salariés employés. Le régime comptable simplifié consiste à enregistrer les créances et les dettes uniquement à la clôture de l'exercice et à fournir un bilan et un compte de résultat simplifiés.
Les entreprises relevant du régime de la micro-entreprise ont une obligation de comptabilité « ultra allégée » : elles peuvent ne tenir qu’un livre-journal détaillant les recettes et un registre récapitulatif par année présentant le détail des achats.
Bon à savoir
Certaines entreprises ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels ne soient pas rendus publics.
Pour bénéficier de l’option, l’entreprise ne doit pas dépasser au moins 2 des 3 critères suivants :
- total de bilan de 4 millions d’euros,
- chiffre d’affaires net de moins de 8 millions d’euros,
- moins de 50 salariés.
Obligation de facturation des entreprises
Les entreprises ont, dans certains cas, l’obligation d’établir (et de faire établir) une facture pour constater les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus dans le cadre de leur activité. La facture sert de justificatif comptable nécessaire à l'établissement des comptes annuels. Elle est obligatoire lors :
- de toute prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels,
- de la vente d'une marchandise d'un professionnel à un particulier, si ce dernier le demande ou en cas de vente à distance (sinon un ticket de caisse suffit),
- de la prestation d'un service entre un professionnel et un particulier lorsque le montant dépasse 25 € TTC, ou si le client le demande quel que soit le montant.
Les mentions obligatoires d’une facture
La facture doit être établie en 2 exemplaires (l'original étant conservé par le client) et comporter certaines mentions obligatoires, notamment :
- le numéro de la facture,
- la date de la facture et de la vente ou de la prestation de service,
- la désignation du vendeur et de l'acheteur,
- le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur,
- la dénomination précise, la quantité et le prix des produits ou services rendus,
- le taux de TVA applicable…
Les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la vente ou de la prestation de service.
Voir le modèle de facture sur le site entreprendre.service-public.fr
Documents comptables obligatoires : quelle durée de conservation ?
La tenue d'un livre-journal, d'un grand livre et d'un livre d'inventaire est obligatoire quels que soient le régime fiscal applicable et le système de comptabilité utilisé par l’entreprise. D’autres livres comptables peuvent être obligatoires selon le statut juridique de votre entreprise.
Les livres comptables obligatoires doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
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