Impôts : déduction des frais réels 2023

Quand opter pour la déduction des frais réels ?

Sur les revenus professionnels que vous avez déclarés, l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire de 10 % avant de calculer votre impôt pour couvrir vos frais professionnels (frais de transport pour l’essentiel). 

Cette déduction de 10 % est plafonnée à 14 171 € pour 2023. Pour les petits revenus, un minimum de 495 € est fixé.

Comment déclarer vos frais réels en 2024 ?

Si vous optez pour la déduction de vos frais professionnels réels, cliquez sur la case « Option frais réels » dans votre déclaration en ligne et indiquez le montant global ainsi que le détail de vos dépenses professionnelles (déplacements, repas...) qui viendront alors en déduction de votre salaire 2023.

Si vous souscrivez une déclaration papier, reportez dans votre déclaration 2042 le montant de vos frais réels et joignez la liste détaillée sur papier libre. En contrepartie de la déduction de vos frais réels, vous avez l’obligation de déclarer en rémunération imposable tous les remboursements de frais reçus de votre employeur (par exemple, d’éventuels remboursements de repas).

Inutile d’envoyer les justificatifs (mais conservez-les 4 ans en cas de contrôle fiscal).

L’administration se charge de calculer votre salaire imposable.

L’option pour les frais réels est un choix personnel : il n’engage en rien votre conjoint qui peut conserver l’abattement forfaitaire. Il s’agit en revanche d’une option annuelle et globale (pour l’ensemble de vos activités imposées selon la même catégorie).

En principe, vous ne pouvez pas évaluer vos frais réels de manière forfaitaire. L’administration fiscale admet toutefois des exceptions pour les frais de déplacement et les frais de repas.

Déduire vos frais de déplacement

Vous habitez à moins de 40 kilomètres de votre lieu de travail ? Cette distance vous autorise à déduire vos frais de déplacement de votre domicile à votre bureau sans restriction.

Si vous prenez votre voiture, vous avez le choix entre deux systèmes pour calculer vos frais de transport : conserver toutes vos factures (carburant, entretien, péage, etc.) ou utiliser le barème officiel publié chaque année par l’administration. Dans le second cas, vous pouvez calculer vos frais avec le barème kilométrique 2023 officiel en fonction du nombre de chevaux fiscaux de votre véhicule.

Ne trichez pas ! L’administration fiscale peut vous demander le certificat d’immatriculation de votre véhicule, le contrat d’assurance et les factures d’entretien.

Si vous utilisez les transports en commun, gardez tous les billets et abonnements. 

Si vous habitez à plus de 40 kilomètres de votre lieu de travail, l’administration fiscale n’accepte de prendre en compte vos frais que si les raisons de votre éloignement sont justifiées par : la précarité de votre emploi (intérim par exemple), le mauvais état de santé d’un membre de votre famille proche ou l’éloignement du lieu de travail de votre conjoint (notamment si vous habitez à moins de 40 kilomètres de son emploi). 

Dans le cas contraire, vous pouvez déduire la quote-part correspondant à l’aller-retour de 80 km par jour déductible.

Déduire vos frais de repas

Pour le déjeuner, si vous ne disposez pas de justificatifs, vous pouvez déduire un montant forfaitaire de 5,20 € par repas pour 2023. Cette somme est diminuée, le cas échéant, de la participation de l'employeur à l'acquisition de titres-restaurant.

Si vous conservez tous les justificatifs, vous pourrez déduire le montant de chaque repas auquel vous devez déduire le forfait de 5,20 €. Par exemple, si votre déjeuner vous a coûté 15 €, vous pouvez déduire 15 – 5,20 = 9,80 €.

Attention, si une cantine d’entreprise est à votre disposition, le montant déductible est égal à la différence entre le prix du repas payé à la cantine et la valeur forfaitaire de 5,20 €.

Les repas du soir peuvent aussi être déduits dans certaines conditions (par exemple en cas de double résidence si vous n’avez pas le choix, voir ci-après « Frais de double résidence »).

Si les frais sont justifiés par votre fonction (commercial par exemple), certaines invitations au restaurant peuvent être déduites. A utiliser avec modération et spécifiez toujours les noms et les qualités de vos invités.

Déduire vos frais de double résidence

Si vous résidez dans une ville différente de celle de votre famille, s’il ne s’agit pas d’un choix de vie personnel, si vous avez été muté sans l’avoir demandé (ou s’il s’agit du seul emploi que vous ou votre conjoint avez pu trouver après une période de chômage), vous pouvez déduire de vos revenus vos frais de double résidence. 

Vous pouvez ainsi soustraire de vos revenus :

• vos frais supplémentaires de logement : par exemple les loyers acquittés pour vous loger près de votre lieu de travail ou les frais, notamment les intérêts d’emprunt, liés à l’achat d’une deuxième résidence ;
• vos frais supplémentaires de repas si vous êtes obligé de déjeuner et de dîner au restaurant ;
• le prix d’un aller-retour par semaine pour aller voir votre famille
• vos frais de déménagement.

Déduction d’impôt et bureau à domicile

Si vous avez installé un votre bureau à votre domicile , vous êtes en droit de déduire une fraction de vos frais de logement : une quote-part du loyer si vous êtes locataire (en fonction du nombre de mètres carrés affectés), une quote-part des intérêts d’emprunt ou des charges de copropriété si vous êtes propriétaire (le prix d’acquisition ou de construction n’est pas déductible). Cela s’applique, par exemple, aux professeurs qui en plus du travail effectué dans l’établissement scolaire ou universitaire, travaillent une partie de leur temps à leur domicile.

Dans les deux cas, vous pouvez aussi déduire une partie de vos impôts locaux, de l’assurance de votre logement et des factures d’électricité, de chauffage...

Attention : cette déduction n’est acceptée par l’administration fiscale que si votre activité nécessite un local et que votre employeur ne vous en met pas un à disposition.

Téléphone portable, ordinateur et connexion, meubles..., vous pouvez déduire votre matériel de bureau à hauteur de la quote-part affectée à son usage professionnel. Pour les biens d’une valeur inférieure à 500 € HT pour les revenus de l’année 2023, la déduction est immédiate. Les autres doivent être amortis en fonction de leur durée d’utilisation ; par exemple, un tiers du prix d’achat pendant 3 ans, pour un ordinateur d’une durée de vie de 3 ans.

Déduction de vos frais de formation et frais vestimentaires

Si vos frais de formation (stage, droits d’inscription, frais d’études, achats de livres..) n’ont pas été pris en charge par votre employeur ou par un organisme, vous pouvez les déduire au titre des frais professionnels, à condition que les dépenses engagées visent à améliorer votre situation professionnelle ou à obtenir un nouvel emploi dans un autre domaine d’activité. En cas de contrôle, il vous faudra être capable de prouver le lien entre cette formation et votre carrière.

Certains frais vestimentaires (bleus de travail, robe d’avocat, chemises blanches d’un garçon d’hôtel, par exemple, mais pas les costumes classiques de bureau) peuvent aussi être pris en compte.

Vous pouvez aussi déduire : vos frais de recherche d’emploi, vos frais de documentation, les intérêts d’emprunt pour l’acquisition de titres de la société qui vous emploie, etc.

Déduire vos frais de télétravail

Vous travaillez depuis chez vous au moins une partie de la semaine ?

Vous avez la possibilité de déduire les dépenses supplémentaires découlant de cette situation (augmentation de la facture d’énergie, achat de fournitures de bureau…). Les modalités déclaratives ainsi que la possibilité de déduire vos frais ou allocation de télétravail dépendent de votre situation :

Vous n’avez pas perçu d’allocation de votre employeur :

• Premier cas, vous avez opté pour l’abattement forfaitaire de 10% sur les salaires : vous ne pouvez pas déduire vos frais liés au travail ou au télétravail, ceux-ci étant réputés compris dans l’abattement forfaitaire de 10 %.
• Second cas, vous avez opté pour les frais réels. Vous pouvez déduire vos frais de télétravail selon leur montant réel en gardant les justificatifs.

Vous avez perçu une allocation de votre employeur.

• Premier cas, vous avez choisi l’abattement de 10 % : l’allocation de votre employeur est exonérée dans la limite des montants fixés par la loi. Pour 2023, les plafonds sont les suivants : 10,40 € par mois pour une journée de télétravail hebdomadaire ou 2,60 € par jour de télétravail, sans pouvoir dépasser 57,20 € par mois et 603,20 € par an.
• Les frais engagés pour l'utilisation d'outils issus des NTIC peuvent également être remboursés sur la base d'une allocation forfaitaire ne pouvant excéder 52,20 € par mois s'ils sont justifiés par une raison professionnelle.
• Second cas, vous avez opté pour les frais réels : l’allocation est exonérée, mais vous ne pouvez pas déduire vos frais professionnels liés au télétravail. Seule exception : si vos frais de télétravail sont supérieurs à l’allocation versée par l’employeur, vous avez la possibilité de les déduire. En contrepartie, l’allocation devient imposable et vous devez la réintégrer dans vos salaires.

Attention ! Si le montant de l’allocation excède celui fixé par la loi, l'administration est en droit de vous réclamer les pièces et documents permettant de justifier l'exonération des remboursements de frais réels reçus de votre employeur. A faire : si vous le pouvez conservez un double des pièces remises à votre entreprise.

Pour aller plus loin :

• Comment calculer son impôt ?
• Comment déclarer ses impôts en ligne ?
• Les réductions d’impôt et crédits d’impôt